Как пользоваться Slack: советы и полезные настройки

Показываем на примере Нетологии, как работать в корпоративном мессенджере Slack: настроить оповещения, красиво оформлять сообщения и эффективно решать вопросы.

Обучение в онлайн-университете: "Руководитель проекта"

Главное преимущество Slack перед другими мессенджерами - структурирование информации. Это не просто набор чатов и каналов, это полноценное рабочее пространство. Slack помогает решать рабочие вопросы, структурировать и хранить важную информацию и быстро адаптироваться новым сотрудникам в больших командах.

В Нетологии мы ценим прозрачность, открытость и быстрый обмен идеями, и Slack нам в этом помогает. Если вы новый сотрудник Нетологии - почитайте эти советы, чтобы в первый же день работы чувствовать себя комфортно. А если вы не сотрудник Нетологии, то эти советы помогут понять, как работать в Slack и организовать в нем работу.

Присоединитесь к рабочему пространству вашей компании

Первым делом нужно присоединиться к вашей команде в Slack. Есть два варианта: вы либо получите личную ссылку для подключения, либо вас присоединят и нужно будет просто войти в аккаунт с одобренным адресом электронной почты.

Вы также можете перейти по "Найти ваше рабочее пространство", ввести адрес почты и узнать, к каким командам вы можете присоединиться.

Сотрудники Нетологии работают в общем пространстве - Netology Group

Установите приложение Slack

Работать в приложении Slack удобнее, чем через браузер. К тому же в браузере доступны не все функции мессенджера. Поэтому установите Slack на MacOS, Windows, Linuxи смартфон - iOSили Android.

Заполните профиль

Когда войдете в рабочее пространство, первым делом заполните свой профиль. Так вам будет проще освоиться, а коллеги будут понимать, по каким вопросам к вам обращаться.

В меню нажмите на название рабочего пространства Profile & account Edit Profile.

Теперь заполните все необходимые поля: имя, должность, контактные данные, добавьте фото.

Коллеги смогут вас найти в поиске, будут знать вас в лицо и решать задачи станет проще.

Общение в каналах

Есть два типа каналов: Public Channels - открытые для всех; и Private Channels - доступные только по приглашению. У каждого канала своя тематика: в канале #netology-feedback мы видим и реагируем на отзывы о Нетологии, а в канале #дайджесты_в_блог обсуждаем и готовим дайджесты, такие как "Data Science-дайджест №8: главные статьи месяца".

И даже для совершенно разнообразных вопросов у нас есть специальный канал - #flame

Чтобы создать новый канал или вступить в существующий открытый канал, нажмите плюсик напротив Channels - затем выберите канал из списка. В Нетологии менеджер сразу добавит вас в важные каналы, чтобы вы могли освоиться.

Личные сообщения и групповое общение

Личные сообщения (Direct Messages) нужны для общения с конкретными участниками команды. Чтобы написать личное сообщение коллеге, нажмите на его имени в любой переписке или найдите коллегу в поиске. Во всплывающей карточке нажмите Direct Messages - откроется переписка.

Для личной переписки выберите человека и нажмите Direct Messages

Когда требуется обсудить что-то важное небольшой группой людей до 9 человек, используйте групповые сообщения. Каждый участник обязательно получит уведомление о новом сообщении.

Чтобы создать групповую переписку, нажмите плюсик напротив заголовка Direct Messages, затем укажите нужных людей.

Для групповой переписки нажмите плюсик и выберите нужных людей

Отправка сообщений

В целом всё просто: можно писать текст, добавлять эмодзи, прикреплять файлы. При упоминании публичного канала - #random, участники смогут перейти в него, кликнув по ссылке. Когда упоминается член команды @user, он получает уведомление.

Отвечать на сообщения, которые требуют детального обсуждения, стоит с помощью функции Reply. Так появляется Thread - ветка переписки, в которой обсуждается конкретный вопрос. Ветка переписки откроется в правой колонке Slack.

Видим, что в ветке этого сообщения - три ответа

А все ваши ветки переписок отображаются в разделе Threads.

Здесь отображаются все ваши ветки переписок

Оформление текста: жирный, курсив и другие стили

Для форматирования используйте такие символы:

• *Текст* на мобильном или Cmd/Ctrl + B на десктопе для жирного шрифта
• _Текст_ на мобильном или Cmd/Ctrl + I на десктопе для курсива
• ~Текст~ на мобильном или Cmd/Ctrl + Shift + X на десктопе для зачёркнутого текста
• Предложение на мобильном или Cmd/Ctrl + Shift + на десктопе для цитирования
• ```input (code)``` на мобильном или Cmd/Ctrl + Shift + C на десктопе для вставки кода

Аудио- и видеозвонки

Чтобы пообщаться с удаленными коллегами лицом к лицу - позвоните. В видеоконференции могут принять участие до 15 человек. Таким же образом можно общаться с заказчиками и контрагентами.

На созвонах можно транслировать собственный экран.

Включите уведомления в важных каналах

По умолчанию в Slack включены все уведомления в личных сообщениях, но выключены в группах. Если группа важная - включите уведомления обо всех сообщениях.

Для этого войдите в нужную группу нажмите на иконку шестеренки выберите Notification preferences.

Настройте уведомления в важных чатах

В открывшимся окне выберите, какие уведомления получать.

В группе #дайджесты_в_блог я получаю уведомления обо всех сообщениях, но если я на смартфоне - уведомления приходят только тогда, когда меня упоминают через символ @

Повторное оповещение

Если боитесь пропустить важное сообщение, можно настроить повторное оповещение на смартфон. Поставить такое уведомление можно в настройках профиля, в разделе Notifications.

Персональный список важных сообщений

Если в чате появилось важное сообщение, к которому нужно вернуться позже - добавьте его в избранное. Нажмите на звёздочку рядом с сообщением. Все задачи собираются в меню Starred Itemsв верхнем меню Slack.

Чтобы добавить сообщение в избранные, нажмите на звездочку

Закрепленные сообщения

В группах важные сообщения и файлы удобно фиксировать пином. Запинить можно правила канала или файлы, к которым важен быстрый доступ.

В этом канале одно запиненое сообщение

Напоминания с помощью чатбота

Если проводите регулярные совещания, попросите чатбота напоминать о совещании в группе. Так, руководитель команды маркетинга может поставить уведомление, чтобы члены команды поделились успехами проекта за неделю: /remind #marketing-team to share weekly project updates at 10AM every Monday.

Как работает поиск в Slack

Поиск по каналам, чатам, участникам, сообщениям, файлам работает из одного окна:

• from:@[Имя участника] для поиска сообщений участника
• from:meдля поиска своих сообщений
• in:[Название канала]для поиска сообщений в конкретном канале
• in:@[Имя]для поиска личных сообщений от конкретного человека
• to:meдля поиска всех адресованных вам сообщений
• before/after:[Дата]или on:[Дата], [Месяц], или [Год]для поиска сообщений по дате

Поиск по ключевому слову с точным совпадением: слово

Поиск по части слова: сло*

Поиск с исключениями - слово -ключевое

Выделение ключевых слов в переписках

В настройках аккаунта откройте раздел Notifications, выберите My keywordsи введите ключевые фразы, при упоминании которых вы получите оповещения и которые будут выделяться в тексте.

Режим "не беспокоить"

Если вы на созвоне или важной встрече, на время отключите уведомления с помощью функции Do Not Disturb. Другой вариант - отключить уведомления в отдельных каналах с помощью кнопки Mute.

Работа с приложениями

Одно из преимуществ Slack - наличие интеграций с популярными сервисами наподобие Gmail, Jira, Dropbox. Чтобы синхронизировать работу, посмотрите в каталоге приложений, какие приложения уже использует Нетология и настройте их под себя.

Правила хорошего тона в Slack

Несколько правил хорошего тона в Slack:

• пишите сообщения только по теме канала;
• если вас упомянули, отреагируйте на сообщение;
• не злоупотребляйте функцией @here - она позволяет оповещать всех, кто находится в онлайне;
• пользуйтесь ветками сообщений, чтобы упростить общение и не мешать остальным участникам чата;
• следите за статусом, напишите о том, что уходите в отпуск, чтобы от вас не ждали мгновенной реакции.

В Нетологии мы стараемся отвечать на сообщения коллег в течение двух часов. Даже если не знаете ответа на заданный вопрос или о задаче нужно подумать, так и напишите. Но не игнорируйте собеседника.

И да, если ввести /shrug, то отобразится вот так

Читать еще: "Как управлять проектами в Trello на двух досках вместо десяти"

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для "Нетологии"? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.