Возможности Excel для новичков, о которых не знают профи

Тренер и разработчик обучающих курсов Академия Excel Дмитрий Якушев провел для Нетологии открытое занятие по Excel и рассказал о возможностях программы для маркетологов, аналитиков, экономистов и других специалистов.

Обучение в онлайн-университете: курс "Power BI: анаоиз и визуализация данных без программирования"

Формулы для больших таблиц

Дано.Таблица с заявками, которые обработали менеджеры. В столбце А номер заявки, В - фамилия менеджера, С - определенное количество заявок, D - цена. Цифры в каждой строке обозначают одну заявку.

Таблица с заявками менеджеров

Задания для новичков:

1. Подсчитать общее количество заявок в столбце С.
2. Подсчитать все заявки менеджера Бумажкина М.
3. Узнать, кто оформил заявку 4321.

Выбор формулы: = в ячейке выбрать формулу курсором из выпадающего списка подтвердить Tab

Решения:

1. Формула СЧЕТ(COUNT) выделить столбец С.
2. Формула СЧЕТЕСЛИ (COUNTIF) ⨏ открыть диалоговое окно мастера диапазон - весь столбец с менеджерами критерий - Бумажкин М. переместить курсор в поле диапазон при первом подсчете.
3. Формула ВПР(VLOOKUP) ⨏ открыть диалоговое окно мастера искомое значение - ссылка на ячейку с номером заявки таблица - выделить все столбцы таблицы номер столбца - указать номер столбца с менеджерами интервальный просмотр - 0 или ложь.

Задания для профи:

1. Подсчитать, на какую сумму оформили заявок, если в столбце с ценами присутствуют значения #Н/Д, #ЗНАЧ! или другие не числовые.
2. Узнать, кто оформил заявку 7095.

Решения:

1. Формула СУММЕСЛИ(SUMIF) ⨏ открыть диалоговое окно мастера диапазон - выделить столбец с ценами критерий - 0 диапазон суммирования - выделить столбец с ценами.
2. Формула ВПР(VLOOKUP) ⨏ открыть диалоговое окно мастера искомое значение - номер ячейки с номером заявки и дописать &"" таблица - выделить всю таблицу номер столбца - номер столбца с менеджерами интервальный просмотр - 0 или ложь.

Результаты подсчетов в столбце Н

Графики

Задание 1: скопировать формат графика

Дано.График образец и таблица с данными, по которым нужно построить новый график. График другого типа, который вы построили по данным из таблицы и который нужно заменить.

Слева - график-образец, справа - неудачный график, который нужно заменить

Задание. По данным из таблицы построить такой же график, как на образце.

Решение.Выделить график-образец Cntl+C выделить новый график, который нужно заменить главная вставить специальная вставка форматы.

График-образец и построенный по нему новый график

Задание 2: сохранить график как шаблон

Дано.График, который вы построили, понадобится в дальнейшем.

Задача.Сохранить график так, чтобы использовать в дальнейшем и не тратить время на поиск.

Решение.Выделить график ПКМ сохранить как шаблон в папке со всеми шаблонами.

Чтобы найти сохраненный шаблон, перейдите во вкладку Просмотр всех диаграмм.

Задание 3: добавлять графики на общий график в один клик

Дано.Таблица продаж четырех менеджеров за месяц. Значения в таблице существенно отличаются, сравнивать их на обычном графике неудобно.

Задача.Для удобного сравнения сделать общий график, включить отображение графиков каждого менеджера на общем в один клик.

Решение:

1. Сделать вспомогательную таблицу. Выделить столбцы с данными менеджеров в основной таблице создать вспомогательную таблицу вставить данные из основной во вспомогательную
2. Настроить отображение вкладки Разработчик. ПКМ на любой вкладке настройка ленты включить отображение вкладки Разработчик.
3. Добавить строку с именами менеджеров и флажками. Вставить - элементы управления - флажок над вспомогательной таблицей прописать имя первого менеджера, флажок подтянется автоматически ПКМ на имени менеджера формат элемента управления в окне Связь с ячейкой указать ячейку с именем менеджера. Сделать так же для других менеджеров.
4. Настроить отображение графика. Формула ЕСЛИ ⨏ открыть диалоговое окно мастера Лог выражения - указать номер ячейки, где будет отображаться Истина или Ложь ⨏ открыть диалоговое окно мастера Значение_если_истина - данные по первому менеджеру Значение_если_ложь - 0. Сделать так же для всех менеджеров.

Основная, вспомогательная таблица и графики менеджеров

Условное форматирование

Дано.Таблица с данными о продажах четырех менеджеров.

Задачи:

1. Подсветить в таблице столбец с данными об одном менеджере.
2. Подсветить не только ячейку с ФИО, а всю строку.

Таблица с данными о продажах менеджеров

Решения:

1. Написать в ячейке фамилию менеджера выделить столбец с фамилиями менеджеров перейти на вкладку Главная выбрать инструмент Условное форматирование Правила выделения ячеек - равно форматировать ячейки, которые равны - номер ячейки с фамилией менеджера.
2. Выделить всю таблицу главная условное форматирование создать правило использовать формулу для определения ячеек Формула =$B1=$H$7.

Вывод

Используйте специальные функции Excel в работе с большими таблицами. Это позволит сделать отчеты более наглядными и сэкономит время. Прописать одну формулу быстрее, чем настраивать все вручную.

Читать еще: "5 приемов, как улучшить диаграммы в Excel"

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для "Нетологии"? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.