Виктор Осадчий, тимлид по разработке учебных материалов онлайн-школы EnglishDom, специально для блога Нетологии написал колонку о том, как правильно вести деловую переписку на английском языке.
"Упоминать то, что адресат и так уже знает, в письме - это дурной тон. Лучше сообщите ему что-то новое", - Зигмунд Фрейд.
Это отличный совет для тех, кто ведет деловую переписку, особенно на английском. Носители языка, с которыми мы создавали курс бизнес-английского для нашей новой платформы, рассказали, как правильно написать деловое письмо. Этими советами мы и поделимся с вами в этой статье.
Программа обучения: "PR в digital: стратегия, репутация, инструменты"
Прежде, чем перейти к самим советам, напомним несколько простых правил:
- всегда указывайте тему письма (Re: Business offer from Microsoft, например, вполне сойдет);
- пишите вежливо и по делу с самого начала, иначе никто не дочитает сообщение до конца;
- не используйте много тем в одном письме, лучше следовать принципу"одна тема - одно письмо";
- избегайте сложных времен и конструкций: лучше пусть будет просто и понятно, чем красиво, но размыто и с ошибками;
- соблюдайте структуру письма: приветствие, главная часть и заключение;
- отправляя файл, напишите к нему пару предложений ("Здравствуйте, вот отчет за май, если будут вопросы - с радостью отвечу").
Чтобы написать деловое письмо на английском без грамматических или лексических ошибок, сохраните в закладки следующие сайты:
onlinecorrection - сайт, который проверит ваше сообщение на предмет ошибок в грамматике, лексике, пунктуации в зависимости от диалекта. Есть также функция автоматического внесения правок, а текст можно вносить прямо на сайт без загрузки отдельных файлов.
paperrater - сервис, куда можно загрузить документ или сразу вставить текст и проверить наличие ошибок в написании, уровень плагиата. При загрузке файла можно выбрать тип документа, чтобы ошибки исправлялись более точно.
grammarly - расширение для браузера, которое поможет сразу же находить ошибки в тексте сообщения.
А теперь перейдем к полезным фразам и советам при написании делового письма.
Приветствие
В английском языке даже незнакомые люди нам очень дороги, поэтому британцы и американцы сразу так и обращаются к тому, с кем впервые начинают формальное общение:
Dear Sir or Madam - фраза на случай, если неизвестно, кто наш адресат: мужчина или женщина, и как его зовут..
Скажем прямо: такое обращение -редкость или даже лень, ведь сейчас всё можно найти в соцсетях. Данный секретный прием применяем только в том случае, когда не удалось найти никаких имен. Если все титулы и имена известны, начинаем сообщение так:
Dear Mr. или Ms. + фамилия (можно и имя, если хотите). Например, Dear Ms. Jamie Adams.
Кстати, Dear Mrs. нам подходит только, если мы наверняка знаем, что наш адресат замужем, поэтому не рискуйте - просто пишите Dear Ms. Даже замужняя леди не обидится, ведь Ms.показывает лишь принадлежность к женскому полу.
Основная часть
Не теряем время, и сразу признаемся, зачем потревожили человека:
I would like to или I am writing to - пишу вам, чтобы...
Например: I would like to find out about your partner program - пишу, чтобы узнать о вашей партнерской программе.
Если у вас какая-то просьба, можно сказать так:
I would appreciate if или would be grateful if... - буду очень благодарен или благодарна, если...
Например: I would appreciate if you let us take part in your conference - Буду очень вам благодарна, если вы позволите нам принять участие в вашей конференции.
Когда мы сами предлагаем помощь, можно начать таким образом:
I would be happy или pleased to - буду рад(-а) что-то для вас сделать.
Например: I would be pleased to do a research for you - буду рад(-а) провести для вас исследование.
А если так вышло, что вы пишете ответ и не можете помочь человеку в его просьбе, используйте подобные фразы:
unfortunately или I regret that / I am afraid that - это всё выражает сожаление в стиле "вы клёвые, и нам жаль, что мы не можем вам помочь".
Например: если не можете написать для кого-то статью, скажите Unfortunately, I can not write the article for you.
Кстати, если вы пишете от лица всей компании, лучше писать везде we:
Unfortunately, we can not write the article for you.
И еще, чтобы показать максимум вежливости, часто дописывают такую фразу:
please, let me know if you need more information - пожалуйста, дайте знать, если понадобится больше информации. Или что-то типа we look forward to hearing from you - ждем с нетерпением вашего ответа.
Заключение
Тут тоже есть разделение на знакомых нам и незнакомых:
yours sincerely ("искренне ваш") - для известных нам личностей, а yours faithfully ("тоже искренне ваш") - для неизвестных. Сложно? Тогда пишите best regardsили best wishes ("с наилучшими пожеланиями" или с "уважением"), так можно писать всем.
На случай если нужно вести переписку через мессенджеры или Skype, уровень формальности уже ниже и можно опустить всякие best regards, sincerely и dear mister president. Все остальное пишем также вежливо и красиво. А если вам доведется общаться с коллегами совсем неформально, запомните следующие сокращения:
CU - see you - "увидимся", cuz - "because" - "потому что", thx - thanks - "спасибо", RUOK - are you okay? - "ты в порядке?"
А если пришлют что-то совсем смешное, можно ответить так:
lol - laughing out loud - "лол", LMAO - laughing my ass off - "ору".
Все, теперь наша совесть чиста, ведь мы подготовили вас практически к любому сценарию переписки с иностранными коллегами и партнерами. Осталось только не стесняться писать первыми!
Читать еще: "Пять сервисов управления локализацией"
От редакции
Команда EnglishDom дарят всем читателям блога Нетологии год бесплатного доступак курсу английского.
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для "Нетологии"? Читайте наши условия публикации.